1. Chức năng
Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và tổ chức thực hiện các lĩnh vực công tác: hành chính – tổng hợp; văn thư – lưu trữ; lễ tân – phục vụ; tổ chức bộ máy; nhân sự; chế độ – chính sách; thi đua – khen thưởng – kỷ luật; bảo vệ chính trị nội bộ; bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác hành chính – tổng hợp
– Thường trực xử lý công việc hành chính; tham mưu thực hiện công tác cải cách hành chính trong toàn trường.
– Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hằng tháng, hằng năm đúng tiến độ và nội dung đề ra.
– Truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của lãnh đạo Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường; thực hiện công tác thông tin, liên lạc giữa Nhà trường với cấp có thẩm quyền và các cơ quan khác.
– Tham mưu tổ chức các cuộc họp giao ban, các hội nghị sơ kết và Hội nghị viên chức, người lao động (VCNLĐ) hằng năm của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung, chuẩn bị hồ sơ làm việc và ghi biên bản trong các cuộc họp do Ban Giám hiệu chủ trì.
– Quản lý và cấp phát thẻ đeo cho VCNLĐ của Trường.
– Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho VCNLĐ của Trường theo ủy nhiệm của Ban Giám hiệu; xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan khác đến liên hệ công tác tại Trường.
– Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định.
– Tham mưu xây dựng lịch làm việc của lãnh đạo Trường hằng tuần; đăng lịch công tác tuần/quý/năm của Trường.
2.2. Công tác văn thư – lưu trữ
– Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Trường; thường xuyên cập nhật những quy định của pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ, xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế về công tác văn thư – lưu trữ theo quy định của Trường và của Nhà nước.
– Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thể thức văn bản do Hiệu trưởng ban hành.
– Sao chụp văn bản phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của Ban Giám hiệu.
– Quản lý phần mềm hành chính điện tử (EGOV) của Trường.
– Tăng cường chuyển đổi số trong công tác văn thư – lưu trữ.
2.3. Công tác lễ tân – phục vụ
– Quản lý và điều phối sử dụng phòng họp, nhà khách, nhà ăn của Trường.
– Phối hợp với các đơn vị tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, Lễ Khai giảng, Lễ Trao bằng tốt nghiệp và các lễ kỷ niệm cấp Trường.
– Tiếp nhận và quản lý quà tặng, vật phẩm lưu niệm của Trường.
– Là đầu mối liên hệ với phóng viên báo, đài.
– Thực hiện việc thuê các phương tiện giao thông, đặt vé tàu, xe, máy bay, đặt khách sạn để phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường.
– Chăm lo các điều kiện làm việc của Ban Giám hiệu.
– Tiếp đón khách đến liên hệ làm việc với Trường.
– Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với VCNLĐ trong Trường và các cá nhân có quan hệ công tác với Trường.
2.4. Công tác tổ chức bộ máy
– Phối hợp với các đơn vị xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trường; phối hợp Phòng Thanh tra – Pháp chế – Phát triển chiến lược theo dõi hoạt động của các đơn vị theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường.
– Tham mưu xây dựng và chủ trì rà soát, sửa đổi, bổ sung chiến lược phát triển bộ máy tổ chức của Trường.
– Đề xuất phương án kiện toàn tổ chức bộ máy của Trường và các đơn vị thuộc Trường; chủ trì xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể đơn vị, đảm bảo bộ máy của Trường tinh gọn, phù hợp quy định hiện hành.
– Tham mưu thành lập các hội đồng tư vấn, các ban của Trường.
2.5. Công tác nhân sự
– Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án vị trí việc làm.
– Tham mưu xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ giảng viên và đội ngũ lãnh đạo, quản lý của Trường; quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho VCNLĐ.
– Quản lý hồ sơ, lý lịch của VCNLĐ và giảng viên thỉnh giảng.
– Tham mưu và tổ chức thực hiện tuyển dụng, hợp đồng, tập sự, tiếp nhận viên chức, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp, thăng hạng, thay đổi chức danh nghề nghiệp, chuyển đổi vị trí công tác, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, chấm dứt hợp đồng, nghỉ hưu, kéo dài thời gian công tác.
– Phối hợp với các đơn vị xây dựng Đề án tuyển sinh hằng năm.
– Tổ chức đánh giá, phân loại VCNLĐ hằng năm.
– Quản lý phần mềm nhân sự (HRM) của Trường và thông tin VCNLĐ trên hệ thống phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức Trường của thành phố.
2.6. Công tác thi đua – khen thưởng
– Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật của Trường.
– Tham mưu tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Trường.
– Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng các danh hiệu, kỷ niệm chương; trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
2.7. Công tác chế độ – chính sách
– Phổ biến các văn bản và thực hiện chế độ, chính sách liên quan đến đào tạo, bồi dưỡng, tiền lương… đối với VCNLĐ trong Trường.
– Thường trực Hội đồng lương và phụ cấp của Trường.
– Theo dõi diễn biến lương, nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn, các khoản phụ cấp đối với VCNLĐ trong Trường.
– Phối hợp với các đơn vị thực hiện chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ bệnh, nghỉ không hưởng lương, nghỉ hưu, tử tuất đối với VCNLĐ thuộc Trường.
– Thực hiện các thủ tục cử VCNLĐ đi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, tham dự hội nghị, hội thảo, tham quan học tập trong và ngoài nước; thủ tục dự thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp; xét công nhận đạt chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư.
– Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng định mức lao động và các chế độ khác đối với VCNLĐ, VCNLĐ là thương binh hoặc thân nhân gia đình liệt sĩ.
– Quản lý và xác nhận giờ chuẩn của giảng viên.
2.8. Công tác đảm bảo chất lượng
– Thực hiện công tác đảm bảo chất lượng (1) cơ sở giáo dục đại học (tiêu chuẩn từ 4 đến 6) và (2) chương trình đào tạo (tiêu chuẩn 6 và 7).
– Thực hiện công khai về đội ngũ giảng viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
– Quản lý Phần mềm cơ sở dữ liệu về giáo dục đại học (HEMIS) đối với các phân hệ thuộc Phòng.
2.9. Công tác bảo vệ chính trị nội bộ; bảo vệ bí mật nhà nước
– Thực hiện các nội dung và báo cáo về công tác bảo vệ chính trị nội bộ; bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.
– Quản lý chữ ký số; quản lý và sử dụng con dấu.
– Phát hành và lưu trữ văn bản mật.
2.10. Thực hiện các nhiệm vụ khác
– Chủ trì xây dựng các văn bản quản lý nội bộ có liên quan đến chức năng của đơn vị.
– Quản lý tài sản, trang thiết bị được giao.
– Thực hiện các nhiệm vụ theo phân công của lãnh đạo Trường.